Fatturazione delle spedizioni: come tenere sotto controllo i costi

Le spedizioni sono una voce di costo che si muove ogni giorno: tante piccole cifre che a fine mese diventano una cifra importante. Tenerle sotto controllo non richiede un software di contabilità, ma qualche abitudine e un sistema di fatturazione leggibile. Vediamo come.

Il problema delle fatture illeggibili

Chi ha lavorato con più fornitori di spedizioni lo sa: arrivano fatture in momenti diversi, con formati diversi, a volte con voci difficili da collegare a una spedizione precisa. A fine mese ricostruire quanto si è speso, e per cosa, diventa un lavoro a parte. E quando non si riesce a ricostruirlo, i costi crescono senza che ce ne si accorga.

Una fattura al mese, con il dettaglio di ogni spedizione

Su E-SHIPPY la fatturazione segue un calendario fisso. Il giorno 1 di ogni mese viene emessa la fattura per le spedizioni del mese precedente, e ricevi un'email quando è pronta. Insieme alla fattura trovi il riepilogo con il dettaglio di ogni spedizione e del relativo importo, che puoi scaricare in PDF dalla dashboard in qualsiasi momento.

Vengono fatturate solo le spedizioni effettivamente affidate al corriere. Se un'etichetta viene annullata o la spedizione finisce in errore prima della partenza, non la paghi.

Pagamenti senza pensieri

Il pagamento è a 30 giorni dalla data della fattura. Con addebito SEPA o carta l'importo viene addebitato in automatico il giorno 1 del mese successivo, quindi non devi ricordarti nessuna scadenza. Con il bonifico, che è disponibile su richiesta, paghi entro la scadenza indicata. Se preferisci, puoi saldare in anticipo in qualsiasi momento con "Paga ora".

I supplementi: la voce da tenere d'occhio

Alcuni costi arrivano dopo la spedizione. Il corriere può applicare un supplemento se il peso o le dimensioni reali sono diversi da quelli dichiarati, se ha dovuto correggere un indirizzo, o per dazi e tasse su spedizioni extra-UE rifiutate. Su E-SHIPPY questi costi vengono riaddebitati al costo, senza maggiorazioni, e ciascuno è collegato alla spedizione a cui si riferisce. Se vedi supplementi ricorrenti, sono un segnale: di solito indicano pacchi misurati a occhio o indirizzi copiati male. Ne parliamo in quanto costa davvero un errore di spedizione.

Tre abitudini per controllare i costi

La prima è guardare il prezzo prima di confermare ogni spedizione. Su E-SHIPPY è sempre visibile in anticipo, quindi un costo anomalo si nota prima e non dopo.

La seconda è confrontare i mesi. Il riepilogo mensile, spedizione per spedizione, permette di capire se la spesa cresce perché spedisci di più o perché spedisci peggio, ad esempio con pacchi più grandi del necessario.

La terza è usare questi numeri per le decisioni del negozio, come la soglia di spedizione gratuita. Ne parliamo in spedizione gratuita sì o no.

Domande frequenti

Quando arriva la fattura? Il giorno 1 di ogni mese, per le spedizioni del mese precedente. Ricevi un'email quando è pronta e la trovi nella sezione Fatture della dashboard.

Quando si paga? A 30 giorni dalla data della fattura. Con addebito SEPA o carta il pagamento avviene in automatico il giorno 1 del mese successivo; con bonifico entro la scadenza indicata. Puoi anche saldare in anticipo con "Paga ora".

Pago le spedizioni annullate? No. Vengono fatturate solo le spedizioni effettivamente affidate al corriere: quelle annullate o finite in errore prima della partenza non compaiono in fattura.

Cosa sono i supplementi che compaiono in fattura? Sono costi aggiuntivi applicati dal corriere dopo la spedizione, ad esempio per un peso diverso da quello dichiarato o una correzione dell'indirizzo. Vengono riaddebitati al costo, senza maggiorazioni, con il riferimento alla spedizione.

C'è un canone mensile? No. Paghi solo le spedizioni che fai: nessun abbonamento e nessun costo fisso.